カスタムCSVインポートヘルプ

はじめに

カスタムCSVインポート機能は、事前にお客様のCSVファイルのフォーマットとMakeLeapsの書類フォーマット間のマッピングを定義することにより、お客様がインポート前に行う手作業を極力削減し、インポート作業の効率性と正確性の向上を実現する機能です。

使用条件

前提条件

MakeLeapsに登録した取引先には、外部ID（※）を付与する必要があります。MakeLeapsの取引先とCSVファイル内の書類データは外部IDによって紐づけが行われるため、外部IDが無いと紐づけができず、CSVファイルで指定した外部IDを持つ新たな取引先として登録します。
（※）取引先を一意に特定するコード（一般的には取引先コード等）

インポートファイルの条件

1. 使用できるファイルは、CSVファイル（区切り文字がタブやスペースでも可）です。Excelファイルは使用できませんので、CSVファイルに変換してからご利用ください。
2. ファイルの1行目に列名の行が必要となります。
3. 1つのインポートファイルの中に複数の書類データを含めることができますが、各書類データは、書類番号等（※）によって識別ができることが必要となります。
   ※詳細は同一書類を識別する条件とフィールドの定義参照
4. 書類番号は、MakeLeaps内で書類タイプごとに一意な番号であることが必要です。
5. 書類番号が重複してエラーとなるときは、CSVファイルの書類番号を変更するか、MakeLeapsの当該書類の書類番号を変更したうえで再度アップロードしてください。

アプリの起動と認証

1. MakeLeapsへログイン後「自社情報」を選択し、「連携済みアプリ」のページを開きます。
2. 表示された連携済みアプリの中から「カスタムCSVインポート」を選びます。
3. 認証をクリックします。
4. 接続する企業を選択し、認証をクリックします。
5. 認証に成功するとアプリの画面が表示されます。

設定を新規に作成する

ファイルのインポートを行う前に、以下の手順でマッピング情報（以後、「設定」と呼びます）を作成する必要があります。

インポートファイルの準備

本アプリでは、設定の新規作成／変更に必要なCSVファイルの列情報を、実際のファイルを参照して取得するため、あらかじめ、アップロード用に使用するCSVファイルをPCから参照できる場所に用意しておいてください。

インポートファイルの読み込み

1. 設定編集タブを開きます。
2. 編集する設定

   新規作成の場合は「＋新規追加」を指定します。

3. 設定名

   設定の名前を付けてください。既存の設定名との重複はできません。

4. 区切り文字

   テキストファイルの区切り文字を指定します。
   カンマ区切り（デフォルト）、タブ区切り、スペース区切りのうち、いずれかを選択します。

5. 改行コード

   CSVファイルの改行コードを指定します。
   自動判別（デフォルト）、CR＋LF、CR、LFから選択できます。
   通常は自動判別を指定してください。自動判別でエラーになったり、列名が正しく取得できていない場合は設定を変えてお試しください。

6. 文字コード

   CSVファイルの文字コードを指定します。
   自動判別（デフォルト）、UTF-8、Shift_JISから選択できます。
   通常は自動判別を指定してください。自動判別でエラーになる場合は設定を変えてお試しください。

7. CSVファイル

   「読み込みファイルを選択」ボタンを押し、あらかじめ用意しておいたCSVファイルを選択します。
   CSVファイルの1行目から列名（各項目の名称）が読み込まれ、下部にマッピング定義画面が表示されます。プルダウンには読み込まれた列名が表示されます。
   ボタン右の「サンプルはこちら」リンクからCSVのサンプルファイルをダウンロードできます。

項目マッピングの定義

MakeLeapsの書類の各項目に、CSVファイル内のどの項目（列）の値を使うかを選択してください。
複数値を設定できる項目については、CSV列名と文字列（一部項目については改行）を設定できます。
CSV列名は読み込んだCSVファイルの項目を選択し、文字列は固定文字を設定でき、商品名・備考・振込先・追加項目（データ型がテキストのとき）については改行も選択できます。
右にある「追加」ボタンで設定行を追加してください（最大値：20）。追加した行が不要になったときは、×ボタンで削除できます。

No	MakeLeapsフィールド	必須	CSV項目
1	書類タイプ	◯	MakeLeapsで作成する書類タイプを選択
2	書類テンプレート	◯	MakeLeapsの書類テンプレートをプルダウンから選択
3	通貨		「JPY - Yen」か「USD - US Dollar」のいずれかの通貨を選択
4	取引先の登録および更新		書類登録と同時に取引先の登録と更新を実施するか判断する区分 ※CSV内に取引先情報があり、それを使ってMakeLeapsに登録するときは「する」、MakeLeapsに登録してある取引先情報を使う際は「しない」を選択してください。 MakeLeaps for Salesforceをお使いの方はSalesforceの取引先を使うため、「しない」を選択してください。 ※「しない」を選択すると、取引先タイプ～取引先部門の項目は表示されなくなります。
5	取引先外部ID	◯	MakeLeaps内で取引先を特定する一意の番号（取引先コードなど）
6	取引先タイプ		MakeLeapsで使用する取引先タイプ ※設定しなければMakeLeapsでは組織連絡先を使用します。 マッピングした項目の値が「法人」、「組織」、「法」、「組」のときは組織連絡先、「個人」、「個」は個人連絡先として扱います。
7	取引先名		取引先に関する情報 ※指定した取引先外部IDを持つ取引先がMakeLeapsに存在しないとき、新たに取引先と取引先タイプで指定したタイプの連絡先を作成します。 ※個人連絡先の際は、取引先名にマッピングした内容を連絡先の「姓」に設定します。 すでにMakeLeapsにおいて「名」を設定してあっても、「名」の値は削除しますのでご注意ください。
8	取引先郵便番号
9	取引先住所
10	取引先電話番号
11	取引先FAX番号
12	取引先メールアドレス
13	取引先部門
14	取引先担当者肩書		書類の取引先担当者の肩書
15	取引先担当者氏名		書類の取引先担当者の氏名
16	定型パターンの利用		MakeLeapsの定型パターンにおいて設定した項目を作成する書類に設定するかを選択 ※定型パターンを使用できる項目は、自社住所・案件名・備考・但し書き・振込先（ヘッダー含む）・タグとなります。 定型パターンの利用を選択すると、上記項目の定型パターンチェックが付けられるようになり、チェックを付けるとMakeLeapsの定型パターンを使用して書類を作成します。 ※MakeLeapsの取引先に定型パターンを設定しているときはそのパターン、していないときはデフォルトの定型パターンを使用します。
17	自社住所		自社の住所 ※定型パターンの利用を選択した際のみ表示されます。定型パターンを使用しないとき、デフォルトの連絡先住所を使用します。
18	案件名		書類の案件名（領収書以外） ※定型パターンを選択することもできます。
19	備考		書類の備考（領収書以外） ※定型パターンを選択することもできます。
20	但し書き		書類の但し書き（領収書の場合のみ） ※定型パターンを選択することもできます。
21	振込先		書類の振込先（請求書の場合のみ） ※定型パターンを選択することもできます。
22	タグ		MakeLeapsのタグ ※CSVの中に改行があるとそこまでを1つの値とし、すべての値をそれぞれのタグとして連携します。 ※定型パターンを選択することもできます。
23	書類番号の採番方法		MakeLeapsの書類番号採番方法 ※自動採番を選択すると、MakeLeapsの「書類番号」－「書類番号」で設定した番号を基準に書類番号を採番します。 これにより、書類番号の重複エラーは発生しなくなりますが、CSV内の番号との照合はできなくなるため、別の項目を利用して照合してください。
24	書類番号	◯	各書類の書類番号をMakeLeaps内で書類タイプごとに一意になるように指定
25	発行日		書類の発行日
26	有効期限		書類の有効期限（発注書(取引先宛)、見積書の場合のみ）
27	支払期限		書類の支払期限（請求書の場合のみ）
28	納品日		書類の納品日（納品書の場合のみ）
29	自社担当者肩書		書類の自社担当者の肩書
30	自社担当者氏名		書類の自社担当者の氏名
31	商品名	◯	明細部の商品名 ※商品名の項目が空の行は明細として認識せず、MakeLeapsへの連携対象となりません。
32	商品単価		明細部の単価 ※商品単価または商品金額のいずれかの設定が必須となります。
33	商品数量		明細部の数量
34	商品単位		明細部の単位
35	商品金額		明細部の金額 ※商品単価または商品金額のいずれかの設定が必須となります。
36	商品課税区分		課税・非課税を判断する区分 ※ここを選択するとデフォルト設定の課税区分よりこちらを優先します。明細ごとに課税・非課税が分かれる場合、それぞれを判断するための条件に使う列を選択してください。
37	課税条件		消費税の課税対象であると判断するための条件 ※商品課税区分を指定したときのみ表示され、必須項目となります。 指定の値と一致した場合、課税対象であるとみなします。
38	非課税条件		消費税の非課税対象であると判断するための条件 ※商品課税区分を指定したときのみ表示され、必須項目となります。 指定の値と一致した場合、非課税対象であるとみなします。
39	商品税込区分		税込・税抜を判断する区分 ※ここを選択するとデフォルト税込区分よりこちらを優先します。明細ごとに税込・税抜が混在する場合に指定し、税込条件・税抜条件にそれぞれ判断する条件値を入力します。
40	税込条件		商品税込区分で指定した項目がどういう値だったら税込と判断するかを指定 ※商品税込区分を指定したときのみ表示され、必須項目となります。 税込となる条件値を数値または文字列で指定します。
41	税抜条件		商品税込区分で指定した項目がどういう値だったら税抜と判断するかを指定 ※商品税込区分を指定したときのみ表示され、必須項目となります。 税抜となる条件値を数値または文字列で指定します。
42	商品税率の指定方法		消費税の税率指定方法 ※消費税の税率をパーセントか小数のどちらで指定するか選択します。
43	商品税率		消費税の税率
44	明細行の追加項目		明細行の追加項目の設定 ※MakeLeapsで明細行の項目を追加し、その項目を使用している書類テンプレートを選択すると表示されます。他項目同様に、ここに設定したい値を選択してください。 ※追加項目については、MakeLeapsのヘルプを参照ください。
45	自動計算		書類の合計金額、小計、消費税の自動計算をMakeLeapsで実施するかしないかを選択
46	合計金額		書類の合計金額 ※自動計算がOFFのときのみ表示され、必須項目となります。
47	小計		書類の小計 ※自動計算がOFFのときのみ表示され、必須項目となります。
48	消費税		書類の消費税 ※自動計算がOFFのときのみ表示され、必須項目となります。
49	税率指定(行)		複数税率が存在するとき、各税率ごとの税率 ※設定方法は自動計算OFFの設定方法を参照ください。 ※自動計算がOFFのときのみ表示されます。
50	税率指定(行)と一致させる値を入れてください
51	税率指定(列)
52	税率別小計(行)		複数税率が存在するとき、各税率ごとの税率別小計 ※設定方法は自動計算OFFの設定方法を参照ください。 ※自動計算がOFFのときのみ表示されます。
53	税率別小計(行)と一致させる値を入れてください
54	税率別小計(列)
55	税率別税額(行)		複数税率が存在するとき、各税率ごとの税率別税額 ※設定方法は自動計算OFFの設定方法を参照ください。 ※自動計算がOFFのときのみ表示されます。
56	税率別税額(行)と一致させる値を入れてください
57	税率別税額(列)
58	書類の追加項目		書類の追加項目の設定 ※MakeLeapsで書類の項目を追加し、その項目を使用している書類テンプレートを選択すると表示されます。他項目同様に、ここに設定したい値を選択してください。 ※追加項目については、MakeLeapsのヘルプを参照ください。

デフォルト設定定義

取引先タイプや消費税関連のデフォルト値を指定します。明細部の取引先タイプ・消費税関連項目を指定しない場合、こちらの設定値が採用されます。
CSVファイル内に取引先タイプ項目がないとき、ここの取引先タイプを指定してください。
税率は「0.1」ではなく「10」のように、小数ではなくパーセントで登録してください。
複数の税率が存在し、商品ごとに異なる値を指定する場合は、商品明細の消費税項目を登録してください。

その他インポートオプションの定義

書類作成時のオプションを指定できます。必要であれば、ここでチェックのON/OFFを変更します。各オプションの意味については、MakeLeapsのマニュアルを参考にしてください。

CSV項目連結機能

各項目の右側に表示されている「追加」ボタンにより、任意のCSV項目や固定文字列を連結してマッピングすることができます。
商品名・備考・振込先・追加項目（データ型がテキストのとき）には改行を選択することもできます。
例）複数の振込先を改行して表示したい場合

1. 項目右側の追加ボタンを押します。
2. 連結したい項目を追加します。以下の例では、1つ目の振込先を設定したあと、改行を挟んで2つ目、再度改行を挟んで3つ目の振込先が連結され、MakeLeapsの振込先に表示されます。
   改行を選択すると、「常時」と「空行を抑制する」という2つのオプションを選択できるようになります。それぞれを選択した際の処理は下記となります。
   ・常時：改行の次に選択した項目の値が空のとき、空行を表示
   ・空行を抑制する：改行の次に選択した項目の値が空のとき、空行を削除し詰めて表示

自動計算OFFの設定方法

自動計算を使用しないとき、書類の合計金額、小計、消費税は必須となります。
また、通常税率明細と軽減税率明細や、課税対象明細と非課税明細が混在する際など、複数税率が混在する際は、各税率、税率別小計、税率別税額を設定する必要があります（非課税明細の際は税率0%の小計と税額が必要です）。

税率に関する項目設定は、CSVファイルの中の各税率小計の行を指定するためにおこないます。
前提として、書類の税率ごとの小計行があることが必要になります。これがないとき、設定できません。
・税率
　－税率指定(行)：書類単位の各税率小計行を取得するためにどの項目で判断するかを指定
　－税率指定(行)と一致させる値を入れてください：税率指定(行)で指定した項目がどの値のときに書類単位の各税率小計行と判断するかを入力
　－税率指定(列)：上記で取得した行のうち、どの項目を税率として取得するかを指定
・税率別小計
　－税率別小計(行)：書類単位の各税率小計行を取得するためにどの項目で判断するかを指定
　－税率別小計(行)と一致させる値を入れてください：税率別小計(行)で指定した項目がどの値のときに書類単位の各税率小計行と判断するかを入力
　－税率別小計(列)：上記で取得した行のうち、どの項目を税率別小計として取得するかを指定
・税率別税額
　－税率別税額(行)：書類単位の各税率小計行を取得するためにどの項目で判断するかを指定
　－税率別税額(行)と一致させる値を入れてください：税率別小計(行)で指定した項目がどの値のときに書類単位の各税率小計行と判断するかを入力
　－税率別税額(列)：上記で取得した行のうち、どの項目を税率別税額として取得するかを指定

下記に例を示します。
「行区分」という列の「9」の行が税率小計行のとき、税率指定(行)欄に「行区分」をマッピングをおこなうと、その下に一致させる値を入れる項目が表示されます。
これは、この「行区分」にどういった値が入っている行を取得するか、という意味となりますので、この例においては「9」となり、これを入力します。
次に、取得した行の税率を取得するため、税率指定(列)欄に税率を設定している項目を選択することで、上記行の中から設定する値を取得します。

税率別小計と税率別税額においても同様に設定すると、下記のような設定となります。 このケースにおいては、税率、税率別小計、税率別税額はすべて同じ行区分＝9の行を取得し、その中でそれぞれ別の項目を設定するということとなります。

スキップ条件の定義

CSVファイルの中に、MakeLeapsへ連携したくない行が含まれる場合、「スキップの条件」に条件を指定することで、不要な行をインポートしないようにできます。
例）取引先名に空白、又は「テスト」が含まれる行を読み飛ばす

比較条件には、「完全一致」、「部分一致」、「不一致」を指定できます。
複数の条件を設定した場合、いずれかの条件に一致した場合にスキップします。

単価と数量が0の時に簡易明細にする操作

単価や数量が存在せず金額のみを保持する明細があります（雑品・値引など）。
その際、単価・数量が空であればそのままMakeLeapsに連携され、MakeLeapsにおける金額のみを表す簡易明細として設定されますが、CSVファイルによっては単価・数量が0と値が登録されているものがあります。
そういったケースにおいて0はそのまま連携され、簡易明細ではなく通常明細の単価0、数量0の明細となり、自動計算ONの際は金額も0になってしまいます。自動計算OFFであっても、不要な単価0、数量0が表示されます。
これを避け、単価0、数量0の明細を簡易明細として連携したいとき、「単価と数量が0の時は簡易明細にする」のチェックを付けることで可能となります。

また、このチェックを付けると、単価・数量に加え、金額も0のとき、商品名欄のみを表示する見出し明細として連携します。

同一書類を識別する条件とフィールドの定義

CSVファイルの中に複数の書類が含まれる場合、同一書類を識別する項目を指定することで、どこからどこまでを1つの書類と見なすか設定できます。
ここで設定した項目のCSVファイルの行にある値が、次の行の値と同じであれば同一書類とし、違うときに別書類として登録します。

条件として、MakeLeapsフィールドかCSVファイルの項目のいずれかを選択できます。
・MakeLeapsフィールド：MakeLeapsフィールドにマッピングした値で判断します
例）複数項目をMakeLeapsフィールドにマッピングしているとき、その複数値すべてが同じであれば同一書類となります
・CSVファイルの項目：単一のCSVファイルの項目で判断します

※デフォルトでは、同一書類を識別する条件は「MakeLeapsフィールド」、同一書類を識別するMakeLeapsフィールドは「書類番号」となっています。これを変更したいときにお使いください。

繰越金額の情報を明細に出力する場合の定義

前回からの繰越金額等を出力する場合は以下の設定を行ってください。
※繰越金額等の情報は書類タイプが請求書で、繰越金額に対応する書類テンプレートの時のみ設定可能です。名前に「繰越金額欄付き」を含むテンプレートを選択してください。

1. 繰越金額欄にCSVの項目を選択します。
   繰越金額の選択をおこなうと、前回請求額、入金額、調整額が追加で表示されるので、同様にこれらの項目にもCSV項目の選択を実施します。
2. 繰越金額等の情報がMakeLeapsの請求書上部の繰越金額欄に表示されます。

   【請求書の繰越金額欄】

   

設定の保存

設定が完了したら、保存ボタンを押します。「設定名」で指定した名称で保存されます。

設定を編集する

既存の設定を参照、編集する場合は、「設定編集」タブを開きます。

1. 編集する設定

プルダウンから編集したい設定名を選択します。


2. 区切り文字

   テキストファイルの区切り文字を指定します。
   カンマ区切り（デフォルト）、タブ区切り、スペース区切りのうち、いずれかを選択します。

3. 改行コード

   CSVファイルの改行コードを指定します。
   自動判別（デフォルト）、CR＋LF、CR、LFから選択できます。
   通常は自動判別を指定してください。自動判別でエラーになったり、列名が正しく取得できていない場合は設定を変えてお試しください。

4. CSVファイル

   元々使用していたCSVファイルのフォーマットが変わった際に、「読み込みファイルを選択」ボタンを押してCSVファイルを選択し、設定し直してください。

前回とCSVファイルのフォーマットが変わった場合、新しく追加された列があれば、プルダウンリストに表示され選択できるようになります。
前回の定義で使用していた列の列名が変更または削除された場合、未選択の状態に戻ります。新たに他の列を割り当てる場合は、プルダウンリストから該当列を選択し直してください。

設定の保存

変更作業が完了したら保存ボタンを押し、設定を更新します。

設定の複製

設定を複製することができます。既存の設定と大きく変わらない別の新規の設定を作成する場合に便利です。

1. 画面上部にある「複製」ボタンを押します。

   

2. 「設定の複製」ウインドウが表示されますので、ここに名称を設定します。すでに存在する設定名と同じものは保存できませんので、既存のものと重ならないように名称を変更してください。

   

設定の削除

不要になった設定を削除することができます。
削除したい設定を開き、複製ボタン右にある「削除」ボタンを押し、確認ダイアログの「削除」を選択して確定してください。

CSVファイルをインポートする

ファイル送信タブを開きます。

1. 利用する設定

   プルダウンリストから設定を選択します。

2. CSVファイル

   「読み込みファイルを選択」ボタンを押し、インポートしたいCSVファイルを選択します。
   下の「ファイル名」に選択したファイル名が表示されます。

3. ファイルの送信

   送信ボタンを押すとMakeLeapsにファイルのデータがインポートされます。送信結果は、アップロード結果タブから確認します。

インポート結果を確認する

アップロード結果タブを開きます。

送信結果を確認します。
件数が多いときは、ファイル名や結果、日付での検索ができますのでご利用ください。
結果欄に「失敗」が表示される場合、詳細欄のメッセージを確認し、インポートファイルの内容を修正してください。

設定インポート／エクスポート

設定をインポート／エクスポートすることができます。
作成した設定をエクスポートし、別ユーザがそれを使ってインポートすることにより、同じ設定を使ってカスタムCSVインポートができるようになります。
別の場所で同じCSVフォーマットを使用してカスタムCSVインポートする際に便利です。

設定インポート／エクスポートタブを開きます。

1. インポート

   「読み込みファイルを選択」ボタンを押し、インポートしたいjsonファイルを選択します。
   下の「設定名」に、jsonファイルから抽出した設定名が表示されます。設定名を変更したいときはここで変更してください。
   ※同一設定名が存在するときエラーとなります。設定名を変更して再度インポートしてください。
   
   「インポート」ボタンを押すと、設定がインポートされ、指定した設定名で設定が保存されます。

2. エクスポート

   「エクスポートする設定」プルダウンから、エクスポートしたい設定を選択します。
   「エクスポート」ボタンを押し、任意の場所にファイルを保存してください。