カスタムCSVインポートヘルプ

はじめに

カスタムCSVインポート機能は、事前にお客様のCSVファイルのフォーマットとMakeLeapsの書類フォーマット間のマッピングを定義することにより、お客様がインポート前に行う手作業を極力削減し、インポート作業の効率性と正確性の向上を実現する機能です。

使用条件

前提条件

  1. MakeLeapsに登録した取引先には、外部ID(※)を付与する必要があります。MakeLeapsの取引先とCSVファイル内の書類データは外部IDによって紐づけが行われるため、外部IDが無いと紐づけができず、CSVファイルで指定した外部IDを持つ新たな取引先として登録します。
    (※)取引先を一意に特定するコード(一般的には取引先コード等)
  2. 税金、合計等の金額はMakeLeapsで自動計算します。

インポートファイルの条件

  1. 使用できるファイルは、CSVファイル(区切り文字がタブやスペースでも可)です。Excelファイルは使用できませんので、CSVファイルに変換してからご利用ください。
  2. ファイルの1行目に列名の行が必要となります。
  3. 1つのインポートファイルの中に複数の書類データを含めることができますが、各書類データは、書類番号等(※)によって識別ができることが必要となります。
    ※詳細は同一書類を識別する条件とフィールドの定義参照
  4. 書類番号は、MakeLeaps内で書類タイプごとに一意な番号であることが必要です。
  5. 書類番号が重複してエラーとなるときは、CSVファイルの書類番号を変更するか、MakeLeapsの当該書類の書類番号を変更したうえで再度アップロードしてください。

アプリの起動と認証

  1. MakeLeapsへログイン後「自社情報」を選択し、「連携済みアプリ」のページを開きます。
  2. 表示された連携済みアプリの中から「カスタムCSVインポート」を選びます。
  3. 認証をクリックします。
  4. 接続する企業を選択し、認証をクリックします。
  5. 認証に成功するとアプリの画面が表示されます。

設定を新規に作成する

ファイルのインポートを行う前に、以下の手順でマッピング情報(以後、「設定」と呼びます)を作成する必要があります。

インポートファイルの準備

本アプリでは、設定の新規作成/変更に必要なCSVファイルの列情報を、実際のファイルを参照して取得するため、あらかじめ、アップロード用に使用するCSVファイルをPCから参照できる場所に用意しておいてください。

インポートファイルの読み込み

  1. 設定編集タブを開きます。
  2. 編集する設定

    新規作成の場合は「+新規追加」を指定します。

  3. 設定名

    設定の名前を付けてください。既存の設定名との重複はできません。

  4. 区切り文字

    テキストファイルの区切り文字を指定します。
    カンマ区切り(デフォルト)、タブ区切り、スペース区切りのうち、いずれかを選択します。

  5. 改行コード

    CSVファイルの改行コードを指定します。
    自動判別(デフォルト)、CR+LF、CR、LFから選択できます。
    通常は自動判別を指定してください。自動判別でエラーになったり、列名が正しく取得できていない場合は設定を変えてお試しください。

  6. CSVファイル

    「読み込みファイルを選択」ボタンを押し、あらかじめ用意しておいたCSVファイルを選択します。
    CSVファイルの1行目から列名(各項目の名称)が読み込まれ、下部にマッピング定義画面が表示されます。プルダウンには読み込まれた列名が表示されます。
    ボタン右の「サンプルはこちら」リンクからCSVのサンプルファイルをダウンロードできます。

項目マッピングの定義

MakeLeapsの書類の各項目に、CSVファイル内のどの項目(列)の値を使うかを選択してください。
複数値を設定できる項目については、CSV列名と文字列(一部項目については改行)を設定できます。
CSV列名は読み込んだCSVファイルの項目を選択し、文字列は固定文字を設定でき、商品名・備考・振込先については改行も選択できます。
右にある「追加」ボタンで設定行を追加してください(最大値:20)。追加した行が不要になったときは、×ボタンで削除できます。

    No MakeLeapsフィールド 必須 CSV項目
    1 書類タイプ MakeLeapsで作成する書類タイプを選択
    2 書類テンプレート MakeLeapsの書類テンプレートをプルダウンから選択
    3 顧客外部ID MakeLeaps内で取引先を特定する一意の番号(取引先コードなど)
    4 顧客タイプ MakeLeapsで使用する顧客タイプ
    ※設定しなければMakeLeapsでは組織連絡先を使用します。
    マッピングした項目の値が「法人」、「組織」、「法」、「組」のときは組織連絡先、「個人」、「個」は個人連絡先として扱います。
    5 取引先名 取引先に関する情報
    ※指定した顧客外部IDを持つ取引先がMakeLeapsに存在しないとき、新たに取引先と顧客タイプで指定したタイプの連絡先を作成します。
    ※個人連絡先の際は、取引先名にマッピングした内容を連絡先の「姓」に設定します。
    すでにMakeLeapsにおいて「名」を設定してあっても、「名」の値は削除しますのでご注意ください。
    ※CSV内に取引先情報があるときに選択してください。MakeLeapsに登録してある取引先情報を使うのであれば設定は不要です。
    MakeLeaps for Salesforceをお使いの方はSalesforceの取引先を使うため、これらの項目は設定しないでください。
    6 取引先郵便番号
    7 取引先住所
    8 取引先電話番号
    9 取引先FAX番号
    10 取引先メールアドレス
    11 取引先部門
    12 取引先担当者肩書 書類の左上ヘッダー部に表示する取引先担当者の肩書
    13 取引先担当者氏名 書類の左上ヘッダー部に表示する取引先担当者の氏名
    14 タグ MakeLeapsのタグ
    ※CSVの中に改行があるとそこまでを1つの値とし、すべての値をそれぞれのタグとして連携します
    15 書類番号の採番方法 MakeLeapsの書類番号採番方法
    ※自動採番を選択すると、MakeLeapsの「書類番号」-「書類番号」で設定した番号を基準に書類番号を採番します。
    これにより、書類番号の重複エラーは発生しなくなりますが、CSV内の番号との照合はできなくなるため、別の項目を利用して照合してください。
    16 書類番号 各書類の書類番号をMakeLeaps内で書類タイプごとに一意になるように指定
    17 発行日 書類のヘッダー部に表示する発行日
    18 有効期限 書類の有効期限(発注書(取引先宛)、見積書の場合のみ)
    19 支払期限 書類の支払期限(請求書の場合のみ)
    20 納品日 書類の納品日(納品書の場合のみ)
    21 自社担当者肩書 書類の右上ヘッダー部に表示する自社担当者の肩書
    22 自社担当者氏名 書類の右上ヘッダー部に表示する自社担当者の氏名
    23 案件名 書類のヘッダー部に表示する案件名(領収書以外)
    24 商品名 明細部に表示する商品名
    ※商品名の項目が空の行は明細として認識せず、MakeLeapsへの連携対象となりません。
    25 商品単価 明細部に表示する単価
    ※商品単価または商品金額のいずれかの設定が必須となります。
    26 商品数量 明細部に表示する数量
    27 商品単位 明細部に表示する単位
    28 商品金額 明細部に表示する金額
    ※商品単価または商品金額のいずれかの設定が必須となります。
    29 商品課税区分 課税・非課税を判断する区分
    ※ここを選択するとデフォルト設定の課税区分よりこちらを優先します。明細ごとに課税・非課税が分かれる場合、それぞれを判断するための条件に使う列を選択してください。
    30 課税条件 消費税の課税対象であると判断するための条件
    ※商品課税区分を指定したときのみ表示され、必須項目となります。
    指定の値と一致した場合、課税対象であるとみなします。
    31 非課税条件 消費税の非課税対象であると判断するための条件
    ※商品課税区分を指定したときのみ表示され、必須項目となります。
    指定の値と一致した場合、非課税対象であるとみなします。
    32 商品税込区分 税込・税抜を判断する区分
    ※ここを選択するとデフォルト税込区分よりこちらを優先します。明細ごとに税込・税抜が混在する場合に指定し、税込条件・税抜条件にそれぞれ判断する条件値を入力します。
    33 税込条件 商品税込区分で指定した項目がどういう値だったら税込と判断するかを指定
    ※商品税込区分を指定したときのみ表示され、必須項目となります。
    税込となる条件値を数値または文字列で指定します。
    34 税抜条件 商品税込区分で指定した項目がどういう値だったら税抜と判断するかを指定
    ※商品税込区分を指定したときのみ表示され、必須項目となります。
    税抜となる条件値を数値または文字列で指定します。
    35 商品税率 消費税の税率
    36 備考 書類上に表示する備考(領収書以外)
    37 但し書き 書類上に表示する但し書き(領収書の場合のみ)
    38 振込先 書類上に表示する振込先(請求書の場合のみ)

デフォルト設定定義

顧客タイプや消費税関連のデフォルト値を指定します。明細部の顧客タイプ・消費税関連項目を指定しない場合、こちらの設定値が採用されます。
CSVファイル内に顧客タイプ項目がないとき、ここの顧客タイプを指定してください。
複数の税率が存在し、商品ごとに異なる値を指定する場合は、商品明細の消費税項目を登録してください。

その他インポートオプションの定義

書類作成時のオプションを指定できます。必要であれば、ここでチェックのON/OFFを変更します。各オプションの意味については、MakeLeapsのマニュアルを参考にしてください。

CSV項目連結機能

各項目の右側に表示されている「追加」ボタンにより、任意のCSV項目や固定文字列を連結してマッピングすることができます。
商品名・備考・振込先には改行を選択することもできます。
例)複数の振込先を改行して表示したい場合

  1. 項目右側の追加ボタンを押します。
  2. 連結したい項目を追加します。以下の例では、1つ目の振込先を設定したあと、改行を挟んで2つ目、再度改行を挟んで3つ目の振込先が連結され、MakeLeapsの振込先に表示されます。

スキップ条件の定義

CSVファイルの中に、MakeLeapsへ連携したくない行が含まれる場合、「スキップの条件」に条件を指定することで、不要な行をインポートしないようにできます。
例)取引先名に空白、又は「テスト」が含まれる行を読み飛ばす

比較条件には、「完全一致」、「部分一致」、「不一致」を指定できます。
複数の条件を設定した場合、いずれかの条件に一致した場合にスキップします。

同一書類を識別する条件とフィールドの定義

CSVファイルの中に複数の書類が含まれる場合、同一書類を識別する項目を指定することで、どこからどこまでを1つの書類と見なすか設定できます。
ここで設定した項目のCSVファイルの行にある値が、次の行の値と同じであれば同一書類とし、違うときに別書類として登録します。

条件として、MakeLeapsフィールドかCSVファイルの項目のいずれかを選択できます。
・MakeLeapsフィールド:MakeLeapsフィールドにマッピングした値で判断します
例)複数項目をMakeLeapsフィールドにマッピングしているとき、その複数値すべてが同じであれば同一書類となります
・CSVファイルの項目:単一のCSVファイルの項目で判断します

※デフォルトでは、同一書類を識別する条件は「MakeLeapsフィールド」、同一書類を識別するMakeLeapsフィールドは「書類番号」となっています。これを変更したいときにお使いください。

繰越金額の情報を明細に出力する場合の定義

前回からの繰越金額等を出力する場合は以下の設定を行ってください。
※繰越金額等の情報は書類の種類が「請求書」の時のみ設定可能です。

  1. 繰越金額の表示で「表示する」を選択します。
  2. 繰越金額欄にCSVの項目を選択します。
    繰越金額の選択をおこなうと、前回請求額、入金額、調整額が追加で表示されるので、同様にこれらの項目にもCSV項目の選択を実施します。
  3. 繰越金額等の情報をMakeLeapsの請求書上部の繰越金額欄に表示します。
    ※繰越金額に対応する書類テンプレートでないと表示されません。名前に「繰越金額欄付き」を含むテンプレートを選択してください。
    【請求書の繰越金額欄】

設定の保存

設定が完了したら、保存ボタンを押します。「設定名」で指定した名称で保存されます。

設定を編集する

既存の設定を参照、編集する場合は、「設定編集」タブを開きます。

  1. 編集する設定
  2. プルダウンから編集したい設定名を選択します。

  3. 区切り文字

    テキストファイルの区切り文字を指定します。
    カンマ区切り(デフォルト)、タブ区切り、スペース区切りのうち、いずれかを選択します。

  4. 改行コード

    CSVファイルの改行コードを指定します。
    自動判別(デフォルト)、CR+LF、CR、LFから選択できます。
    通常は自動判別を指定してください。自動判別でエラーになったり、列名が正しく取得できていない場合は設定を変えてお試しください。

  5. CSVファイル

    元々使用していたCSVファイルのフォーマットが変わった際に、「読み込みファイルを選択」ボタンを押してCSVファイルを選択し、設定し直してください。

前回とCSVファイルのフォーマットが変わった場合、新しく追加された列があれば、プルダウンリストに表示され選択できるようになります。
前回の定義で使用していた列の列名が変更または削除された場合、未選択の状態に戻ります。新たに他の列を割り当てる場合は、プルダウンリストから該当列を選択し直してください。

設定の保存

変更作業が完了したら保存ボタンを押し、設定を更新します。

設定を別名で保存

設定を別名で保存することができます。既存の設定と大きく変わらない別の新規の設定を作成する場合に便利です。
保存ボタンの上にある「設定を別名で新規保存する」をチェックすると、画面上部に「設定名」欄が表示されますので、ここに名称を設定します。すでに存在する設定名と同じものは保存できませんので、既存のものと重ならないように名称を変更してください。

設定の削除

不要になった設定を削除することができます。
削除したい設定を開き、保存ボタン右にある「この設定を削除」リンクをクリックし、確認ダイアログが出たら「OK」をクリックして確定してください。

CSVファイルをインポートする

ファイル送信タブを開きます。

  1. 利用する設定

    プルダウンリストから設定を選択します。

  2. CSVファイル

    「読み込みファイルを選択」ボタンを押し、インポートしたいCSVファイルを選択します。
    下の「ファイル名」に選択したファイル名が表示されます。

  3. ファイルの送信

    送信ボタンを押すとMakeLeapsにファイルのデータがインポートされます。送信結果は、アップロード結果タブから確認します。

インポート結果を確認する

アップロード結果タブを開きます。

送信結果を確認します。
件数が多いときは、ファイル名や結果、日付での検索ができますのでご利用ください。
結果欄に「失敗」が表示される場合、詳細欄のメッセージを確認し、インポートファイルの内容を修正してください。

設定インポート/エクスポート

設定をインポート/エクスポートすることができます。
作成した設定をエクスポートし、別ユーザがそれを使ってインポートすることにより、同じ設定を使ってカスタムCSVインポートができるようになります。
別の場所で同じCSVフォーマットを使用してカスタムCSVインポートする際に便利です。

設定インポート/エクスポートタブを開きます。

  1. インポート

    「読み込みファイルを選択」ボタンを押し、インポートしたいjsonファイルを選択します。
    下の「設定名」に、jsonファイルから抽出した設定名が表示されます。設定名を変更したいときはここで変更してください。
    ※同一設定名が存在するときエラーとなります。設定名を変更して再度インポートしてください。

    「インポート」ボタンを押すと、設定がインポートされ、指定した設定名で設定が保存されます。

  2. エクスポート

    「エクスポートする設定」プルダウンから、エクスポートしたい設定を選択します。
    「エクスポート」ボタンを押し、任意の場所にファイルを保存してください。

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